Como reduzir o impacto da pandemia nas empresas?

Por: Pedro Ferreira - Fevereiro 17, 2022

Como reduzir o impacto da pandemia nas empresas?

Há pouco menos de dois anos era confirmado o primeiro caso de coronavírus em Moçambique. O período que se seguiu à notícia que anunciava a pandemia foi marcado pelo início de medidas sem precedentes, levadas a cabo pelo governo, como forma de conter o alastramento da covid-19 e evitar o colapso do sistema de saúde. As várias medidas preventivas e restritivas que foram sendo anunciadas tiveram um impacto significativo, não apenas na vida diária das pessoas, mas também nas operações da maioria das organizações e negócios. Embora necessárias, de acordo com as autoridades sanitárias, essas medidas impactaram negativamente a economia, levando ao fecho de muitas pequenas e médias empresas e consequentemente à perda de muitos empregos. Importa pois saber como reduzir impacto da pandemia nas empresas.

Diante do agravamento da pandemia, muitas empresas tiveram que se redefinir e traçar estratégias para amenizar os prejuízos e reduzir os impactos negativos da Covid-19 nos negócios.

Seja como for neste momento, e independentemente da actual situação pandémica, torna-se imperioso tomar medidas mais arrojadas para ajudar a reduzir o risco dos impactos da covid-19 nas empresas e para prepará-las para o futuro. Configurar um sistema de home office e permitir que os funcionários trabalhem a partir de casa é uma medida a ter em conta, tal como muitas outras possibilidades que se baseiem na exploração das tecnologias de informação e comunicação e reduzam a dependência da interacção humana. Apostar no e-commerce, delivery ou vendas pelo WhatsApp, que já é um meio bastante usado na comunicação em Moçambique, é outro exemplo que se encaixa nas medidas de redução do impacto da pandemia nas empresas. Abaixo seguem alguns exemplos práticos de como as empresas podem preparar-se e ajudar a diminuir os prejuízos causados pelo coronavírus.

Haverá como reduzir o impacto da pandemia nas empresas sem investir na saúde e segurança?

Apostar em primeiro lugar na saúde e na segurança dos funcionários e clientes do seu negócio mostra o quão uma empresa está preocupada e engajada com o factor humano, ou seja, o bem-estar e a protecção dos seus activos mais importantes, assim como demonstra o comprometimento em reduzir os impactos negativos da pandemia nas suas operações. Isto passa por implementar algumas práticas sanitárias para manter os funcionários e os clientes seguros. Instituir algumas práticas necessárias de distanciamento seguro entre o pessoal e incorporar o uso de máscaras, luvas, barreiras de acrílico e assim por diante. Criar equipas de trabalho diferentes para minimizar o risco de toda a sua equipa ser forçada a se isolar pode ser uma outra saída. O mais importante é permitir que a preocupação com a saúde e a segurança de todos faça parte da rotina do funcionamento da empresa.

Preparar um Plano de Comunicação

Uma comunicação bem estruturada, seja internamente para os funcionários ou pessoal auxiliar, seja externamente, para os clientes ou fornecedores pode mostrar-se bastante útil durante momentos de crise. Quando se trata de surtos como a covid-19, a desinformação é sempre um grande desafio. Para manter os funcionários actualizados sobre as informações mais recentes e quaisquer alterações na política corporativa, certifique-se que implementa uma comunicação regular e consistente. Torna-se necessário criar com cuidado uma mensagem clara e concisa das formas de funcionamento da empresa e eventuais mudanças; agendar actualizações regulares e optimizar as ferramentas para enviar as mensagens. É importante também atribuir essa tarefa a alguém de confiança e especializado, uma vez que qualquer erro na comunicação pode provar-se prejudicial e corromper os esforços na prevenção dos efeitos negativos da pandemia na sua empresa.

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Planificar Continuamente

Quando se trata de uma crise de saúde pública em desenvolvimento, como é a pandemia da covid-19, as informações disponíveis e as respectivas medidas a adoptar estão em constante mudança. Isso demonstra a necessidade de uma abordagem de planificação mais ágil, contextual e focada. Essa abordagem exige mais envolvimento dos líderes e funcionários, bem como um planeamento contínuo que permitaalterações e mudanças à medida que novas informações surgem. No entanto, isso também requer mais reflexão sobre o inventário de habilidades dos funcionários e sobre como a empresa pode alocar os funcionários fora da sua função principal, se necessário.

Migrar para o Digital e Apostar no Trabalho Remoto

Com a pandemia a afectar o funcionamento das empresas, muita coisa mudou. A forma como é conduzido o trabalho, as compras, os contactos sociais mudou em maior ou menor grau para o mundo virtual. As consequências são as mudanças na maneira como aprendemos e trabalhamos juntos, como realizamos as tarefas no do dia-a-dia, como compramos e como consumimos. Aqueles que ainda não estão posicionados digitalmente deverão seguir o exemplo rapidamente e superar os obstáculos que os distanciam da digitalização. Apostar em ferramentas para apoiar o trabalho remoto e determinar métodos para apoiar a colaboração, a comunicação clara e a medição e rastreamento da produtividade daqueles que trabalham remotamente é um passo a seguir para reduzir os impactos negativos da pandemia nas empresas. Isso implica investimento em tecnologia para gerir as equipas de trabalho e paraagendar e rastrear com mais precisão o tempo dos seus trabalhadores no período laboral.

Flexibilizar o Trabalho

A pandemia da covid-19 levou uma parcela significativa da força de trabalho a trabalhar em casa. Outros arranjos foram feitos para que os funcionários trabalhassem em horários ou dias mais flexíveis, muitas vezes para equilibrar o trabalho com outras responsabilidades, como a educação das crianças ou a própria saúde. À medida que as empresas começam a mudar e evoluir para dar suporte a novos modelos de trabalho, é preciso encontrar uma forma de as estudar e aplicar estas mudanças de um modo que traga benefício para todos, sem colocar em risco as operações da empresa. Há inclusive pesquisas que indicam que a flexibilidade pode ser benéfica para a inclusão, bem-estar, sustentabilidade e o aumento da produtividade.

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Rever as Estratégia de Funcionamento

A covid-19 implica uma interrupção significativa nas operações de muitas empresas e um funcionamento não normal. Assim sendo, é necessário adoptar medidas que possam ajudar as empresas a superar os desafios da pandemia nos seus negócios. Isso passa pela revisão de estratégias para garantir a continuidade do negócio. Avaliar a sua liquidez e verificar o fluxo de caixa frequentemente para antever riscos e tomar medidas imediatas. Por outro lado, as empresas devem monitorar os custos crescentes e o seu impacto nas margens de lucro e intervir ou renegociar quando necessário. Assim como devem monitorar continuamente a situação dos seus clientes, fornecedores, contratados ou parceiros e assegurar as obrigações de entrega.

Contactar todos os Intervenientes do Negócio

Uma comunicação clara, transparente e oportuna é necessária para estabelecer as bases para a recuperação dos negócios e garantir o suporte contínuo de clientes, funcionários, fornecedores, credores, investidores e o próprio estado.

De forma proactiva, é necessário informar os clientes caso haja uma ameaça de restrições a serviços ou produtos ou se as obrigações contratuais não puderem ser cumpridas. É importante igualmente manter contacto com os fornecedores e inteirar-se da capacidade de entrega de bens e serviços e considerar opções alternativas, caso seja necessário.

Preparar-se para o Novo Normal

Saber como reduzir o impacto da pandemia nas empresas passará também por testar novas estratégias e informar todas as partes interessadas sobre o realinhamento. As empresas devem prosseguir com as operações com base nos novos planos. Ao mesmo tempo, elas devem prestar atenção às constantes mudanças. Assim que a pandemia esteja sob controle, as empresas deverão rever a forma de dar continuidade aos negócios, reavaliar a gestão e verificar deficiências e as possíveis causas. Com base no conhecimento recém-adquirido, as empresas poderão então estabelecer novas directrizes, bem como planos de contingência robustos, de modo a tornar-se mais resilientes e mais capazes de reagir a futuras crises.

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