Ferramentas para trabalho remoto

Por: Pedro Ferreira - Agosto 10, 2021

Ferramentas para trabalho remoto

Trabalhar à distância está na moda. Embora ter a capacidade de trabalhar fora de um escritório convencional fosse possível já há alguns anos, trabalhar remotamente só agora está a tornar-se comum. A evolução tecnológica permitiu o surgimento de ferramentas para trabalho remoto simples e práticas. Graças a isso, trabalhar neste regime agora não só é possível, mas às vezes também preferível e, em alguns casos, necessário. No entanto, muitos dos trabalhadores que preferem esta opção concordam que o factor determinante para o sucesso advem da escolha das ferramentas certas.

O aumento da utilização de smartphones, bem como do número de colaboradores a trabalhar remotamente, aliado ao crescimento da vertente tecnológica nos projectos tem gerado um rápido desenvolvimento de aplicações e ferramentas para trabalho remoto capazes de dar suporte a esta tendência. Isso inclui ofertas de software para a estação de trabalho remoto para melhor coordenação, bem como aplicativos para aumentar a produtividade.

Durante o período em que decorre a pandemia do coronavírus, milhares de empresas transferiram os seus funcionários para este novo modelo de trabalho. Para muitos deles, a transição para um formato remoto está associado a um alto nível de estresse e interrupção dos processos de comunicação dentro da equipe e, neste caso, a experiência das empresas que trabalham desta forma há mais tempo pode ajudar.

Mesmo antes do coronavírus perturbar o normal funcionamento da vida social no geral, e da organização laboral em particular, o trabalho à distância já era em muito a escolha dos freelancers e de outros profissionais de trabalhos liberais, que procuravam por condições mais flexíveis de trabalho. Embora em Moçambique o INE não disponibilize estatísticas acerca do trabalho remoto, podemos, só para ter uma ideia, verificar a situação de outros quadrantes do mundo onde, por exemplo, segundo uma pesquisa levada a cabo pela Gallup em 2016, nos EUA, 43% dos americanos empregados passavam pelo menos algum tempo de trabalho fora do escritório; sendo que 31% deles chegavam a passar quatro ou cinco dias por semana a trabalhar fora do escritório. Já uma pesquisa da mesma firma realizada quase no fim de 2020 descobriu que actualmente cerca de 58% dos trabalhadores americanos trabalham em casa pelo menos parte do tempo.

O trabalho remoto, entretanto, vem com um conjunto único de desafios, e isso significa que precisarás ter um conjunto exclusivo de ferramentas para enfrentá-los. Abaixo mencionaremos algumas ferramentas essenciais, no entanto, mecionando igualmente alguns benefícios de trabalhar à distância.

Os benefícios do trabalho à distância

A literatura aponta vários benefícios derivados do trabalho à distância. Para os empregadores, esses benefícios vêm na forma de um maior potencial de mão-de-obra. Isso porque quando a fonte de funcionários não é geograficamente restrita, a probabilidade de encontrar o funcionário certo aumenta. Os funcionários fora da área também podem ser mais baratos em muitos casos, economizando dinheiro para os empregadores.

Também há evidências de que os trabalhadores remotos são mais produtivos e, consoante a organização individual, podem entregar os resultados com mais rapidez uma vez que não estão presos a horários e funcionamentos fixos.

Leia também: O que é teletrabalho? Já não é tendência…

Ferramentas para trabalho remoto:

Pontos De Acesso Móveis

O trabalho remoto depende do acesso confiável à Internet. Se trabalhas principalmente em casa, provavelmente já tens a internet mais rápida que podes pagar mas, como garantia, é aconselhável ter um ponto de acesso móvel. Os hotspots móveis não servem apenas para acesso à internet em trânsito, eles também servem como backup no caso de falta de energia ou de internet, o que não é assim tão incomum.

Também se pode usar o telemóvel como um ponto de acesso. Este recurso está incluído na maioria dos telefones e tablets iOS e Android mais recentes e pode custar mais barato do que parece, consoante a operadora que usares. Tanto a Mcel como a Movitel ou a Vodacom oferecem planos de uso de internet que abarcam desde o diário, o semanal e o mensal, e todos oferecem minimamente boas alternativas de custo – benefício.

Aplicativos De Bate-Papo Em Equipa

Uma comunicação efectiva é fulcral quando se trata de trabalho remoto, principalmente para quem estiver integrado numa equipa. Caso seja o teu caso, desejarás uma forma de dialogar com a tua equipa de forma espontânea, em vez de precisar definir um horário para uma chamada sempre que tiver uma dúvida. Uma alternativa seria o uso do e-mail, mas essa não é uma óptima maneira de ter uma conversa mais natural e mais humana com os colegas de trabalho. Ferramentas como o Google Hangouts, o Microsoft Teams ou mesmo o Whatsapp ou o Telegram são óptimas soluções.

Softwares De Partilha De Tela

Às vezes é mais fácil mostrar do que dizer. Com a partilha de tela, podes mostrar às outras pessoas a tua área de trabalho e os arquivos e aplicativos abertos no computador e eles podem assistir enquanto trabalhas ou fazes alguma demonstração. Isso significa que os membros da equipa virtual podem estar por dentro ou a par de cada uma das tuas actividades sem a necessidade de estar na mesma sala. Uma das ferramentas para esse fim é o Slack. O Slack possui a possibilidade de partilha de tela integrado em que os colegas podem até fazer anotações na tua tela. No entanto, para qualquer aplicativo convém estudar as vantagens e desvantagens, bem como o custo ao aceder ao seu serviço.

Aplicativos De Lista De Tarefas

Há muitos truques para organizar uma lista de tarefas, mas nem todos são tão fiáveis. Por exemplo, algumas pessoas usam a caixa de entrada como lista de tarefas. Outras pessoas usam uma planilha. E algumas pessoas ainda dependem de papel e caneta comuns. No fim do dia, o melhor aplicativo de tarefas é aquele que te for mais prático, no entanto uma pesquisa por soluções tecnológicas para melhorar a organização das tarefas é o que recomendamos. No aplicativo Todoist, por exemplo, podes organizar as tuas tarefas por dia e semana. Assim que a etapa de trabalho descrita no cartão for concluída, ela deve ser transferida para a coluna de tarefas concluídas para que o colega possa começar a trabalhar. Ao ver uma nova tarefa transferida para o trabalho, o colaborador sinaliza a sua aceitação, após a conclusão, o cartão da lista de tarefas concluídas pode ser apagado. Marcadores com códigos de cores, agrupamento de tarefas em projectos, atribuição de um nível de prioridade, delegação de tarefas a outros colegas – tudo isso está disponível nesse aplicativo. A ferramenta também ajuda a acompanhar a produtividade do trabalho por dia, semana e mês, bem como o grau de envolvimento em um determinado projecto.

Ferramentas para Trabalho Remoto em Equipa

Uma simples ferramenta de planificação pode não ser suficiente quando o resultado do trabalho depende das tarefas comuns à equipe e diferentes funcionários estão envolvidos em diferentes estágios do projecto. Nesse caso, os aplicativos vêm em socorro para organizar a gestão conjunta dos projectos. O Asana é conveniente para o planeamento do trabalho de uma equipa, pois combina um multi-planificador eletrónico e uma plataforma analítica. O progresso na conclusão das tarefas pode ser monitorado em cada estágio. Se as tarefas forem repetitivas, o fluxo de trabalho será fácil de automatizar. Outro bónus útil é a capacidade de criar gráficos, diagramas e diagramas coloridos. Outros aplicativos da mesma classe são o Trello, o Team Viewer e o Microsoft Teams.

Leia também: Produtividade em trabalho remoto: o (alto) desempenho veste casual

Aplicativos De Videoconferência

Se uma reunião pessoal não for possível, há sempre a possibilidade de organizar uma comunicação de vídeo online. Isso é necessário ao resolver questões complexas, quando não é possível chegar a acordos por correspondência. As videochamadas têm a facilidade de aproximar as pessoas e aumentar a empatia entre elas. Elas podem te fazer sentir como se estivesses na mesma sala que os teus colegas de equipa virtuais, veres as expressões e gestos dos outros e ouvires as suas vozes, o que contribui muito para que possas ter conversas mais eficazes. O Zoom é um aplicativo muito popular e com muito crescimento nesse segmento e nele pode-se criar uma conta gratuitamente, sendo que nesta versão uma sessão pode incluir até 100 participantes e a sua duração não poderá ultrapassar os 40 minutos. Outro aplicativo mais tradicional quando se trata de videoconferências é o Skype.

Plataformas De Webinar

Para webinars on-line, hoje há uma grande seleção de serviços que também podem ser usados ​​para resolver problemas de negócios. A plataforma MyOwnConference fornece acesso ao webinar a partir de dispositivos móveis e fixos. Os recursos incluem streaming de vídeo online com até 10 apresentadores, partilha de tela, gravação de vídeo e feedback de bate-papo online. Aqueles que violarem as regras podem ser bloqueados temporariamente ou adicionados à lista negra. No site do serviço, podes criar uma página colorida para te registares numa conferência ou webinar e usar a marca individual. Um ponto importante: boas funcionalidades estão disponíveis mesmo na versão gratuita.

Aplicativos de Partilha de Dados Ou Armazenamento

Uma solução simples, acessível e conveniente para a partilha de dados em trabalho remoto é o Google Docs. Incontornável entre as muitas ferremantes para trabalho remoto disponíveis, permite que arquivos possam ser acessados ​​por meio de um link ou convite individual. Nas configurações de acesso, podes definir os direitos para ver, comentar ou editar o arquivo. As recomendações para a criação de uma apresentação estão escritas directamente no modelo. Todas as alterações feitas são visíveis, mas o principal é que os participantes do projecto podem editar e comentar partes individuais do documento juntos online: isso permite um feedback rápido e em qualquer estágio. 

A plataforma Prezi também é muito conveniente para preparar rapidamente apresentações multimedia dinâmicas. Mover-se entre os elementos da apresentação resultante é como mover uma câmera num palco.

Para partilha de armazenamento existem soluções como o Google Drive ou Dropbox, que permitem que partilhes ficheiros que são armazenados na Cloud, o que inclusivamente porderá apresentar uma vantagem ao manter os teus dados em segurança e até mesmo sem ocuparem espaço no teu disco rígido. As duas soluções oferecem versões de entrada gratuitas, às quais poderás fazer upgrades pagos consoante as tuas necessidades de armazenamento.

Segurança é um ponto central entre as ferramentas para trabalho remoto

Em tempos de crise, a eficiência do trabalho em equipa vem à tona. No entanto, não te esqueças da segurança. Antes de introduzir novas ferramentas no fluxo de trabalho, prepara os locais de trabalho da equipa com a ajuda do departamento de tecnologias de informação. Pode ser necessário instalar licenças e programas adicionais para evitar problemas de segurança, nomeadamente softwares antivírus ou programas de protecção contra malwares.

PS: O trabalho remoto veio para ficar e parece ser o modelo a ser tomado no futuro próximo. Com muitas empresas anunciando a extensão das suas políticas domésticas de trabalho enquanto estiver a durar a pandemia do coronavírus, está claro que isso não é apenas uma tendência. Para ter sucesso e prosperar num ambiente de trabalho remoto, mais do que simplesmente as ferramentas tecnológicas, tanto os funcionários quanto os líderes precisam se concentrar no desenvolvimento de habilidades pessoais tais como a autodisciplina, forte comunicação escrita, colaboração, foco, adaptabilidade e gestão de tempo.

Leia também: Como trabalhar remotamente: o fiel da balança do novo paradigma laboral

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