Como trabalhar remotamente: o fiel da balança do novo paradigma laboral

Por: Pedro Ferreira - Maio 5, 2021

Como trabalhar remotamente: o fiel da balança do novo paradigma laboral

Um pouco por todo o mundo, os barómetros nacionais que apuram o estado da arte dos recursos humanos deixam pouca margem para dúvidas: estamos - e vamos a estar – a assistir a uma mudança do paradigma do trabalho. Nem tudo é maravilhoso nem completamente novo neste mundo reinventado, porém, a realidade mostra que, cada vez mais, há que saber e aprimorar como trabalhar remotamente, nas áreas de actividade que o permitam.

A pandemia e a necessidade em assegurar a capacidade de trabalho à distância estimularam exponencialmente a utilização de serviços digitais durante 2020, ao ponto de serem mais de 5,3 mil milhões os utilizadores da Internet 29,3 mil milhões os dispositivos conectados, quer para cumprir necessidades profissionais quer metas pessoais.

Para continuar a laborar, a fazer negócio e a gerar lucro, a generalidade do tecido económico foi forçado a acelerar a sua transformação digital (bem) mais cedo do que estaria a idealizar. Ao ponto de vários especialistas considerarem que a transição digital estimada para dois anos foi feita… num par de meses! Isto significará, até final de 2021, cerca de 20,6 zetabytes de informação a entrar e a sair dos centros de dados globais (eram quase sete milhões de zetabytes em 2016), segundo o relatório da Global Market Insights.

Mas a questão tecnológica, inclusive a que perpassa pela gestão (e evolução) responsável e sustentável dos centros de dados, é conta para outro rosário, que não o que nos motiva neste artigo.

O certo é que, até 2020, a grande maioria dos trabalhadores mundiais nunca tinha tido sequer uma experiência de trabalho remoto e eram poucas as empresas com modelos de trabalho digital, remoto, devidamente consolidados…

Como trabalhar remotamente: envolvimento, produtividade e eficiência…

Como trabalhar remotamente? A questão de fundo é, a bem da verdade, a mesma de sempre, tanto para empregadores como para trabalhadores: como assegurar envolvimento, produtividade e eficiência nas tarefas em mãos. O fiel da balança, esse, é que difere, consoante o grau de teletrabalho a empreender por cada instituição e/ou empresa, doravante.

Quase dia-sim, dia-não, lemos e ouvimos notícias sobre mais uma grande empresa tecnológica e/ou de serviços com intenção de deslocalizar uma boa parte da sua força de trabalho para o “colo” dos colaboradores. E como colo não é secretária, as reflexões giram em torno do futuro do escritório e do… escritório do futuro.

O jogo de palavras tem muito que se lhe diga, todavia não é nada filosófica. É puramente pragmática e, uma vez mais, tem só a ver com (recorde-se) engagement, produtividade e eficiência.

Daí que, nos últimos tempos, nos inquéritos e outros estudos da especialidade, o modelo híbrido (que mistura trabalho presencial com remoto) surja – por larga margem - à frente das preferências.

Aliás, neste “campeonato” já só falta saber qual a prevalência entre os dois (se mais teletrabalho que presencial ou vice versa), quando (dias em causa para cada modalidade) e onde (home office, espaços de coworking, entre outros)…

Cada caso é um caso, e a decisão basear-se-á seguramente nos dados, nas particularidades e na experiência de cada entidade. Todavia, de acordo com um relatório recente da McKinsey Global Institute - sobre o trabalho remoto, a digitalização e a automatização no futuro do trabalho pós-pandemia -, há um vislumbre estatístico revelador: cerca de um quarto dos profissionais em economias avançadas poderão vir a desenvolver trabalho remoto mais de três dias por semana, a longo prazo.

LEIA TAMBÉM: Produtividade em trabalho remoto: o (alto) desempenho veste casual

Atender ao presente, precaver o futuro

E é por tudo isto, e por haver cada vez mais pessoas a querer saber como trabalhar remotamente (para atender ao presente e precaver o futuro), que, mais do que nunca, ouvimos falar de escritórios multivalentes, zonas de trabalho partilhado e até, mais recentemente, hotdesking. Já lá iremos…

vimos aqui como os espaços de coworking podem reunir o melhor de dois mundos (a meio caminho do escritório da empresa e do trabalho em casa), e, igualmente no Blog da Cowork Lab, como existem mais-valias mensuráveis no teletrabalho (paredes-meias com riscos e desafios): ganhos de tempo (menos deslocações físicas e videoconferências e reuniões online melhor aproveitadas), eficiência em diversos processos, maior produtividade, maior conciliação das esferas pessoal/familiar com profissional e, inclusive, menos produção de carbono para a atmosfera (devido ao menor número de pessoas em trânsito).

A mudança é segura, mas está cheia de incertezas, porque ainda se encontra em construção. E enquanto uns se questionam como trabalhar remotamente, para outros, a questão sacramental é mais o grau de envolvimento dos colaboradores provocado pelo distanciamento físico das instalações tradicionais da empresa. Dito de uma outra forma, uma (des)conexão profissional, mesclada com um aumento de stress e uma boa pitada de dificuldades na comunicação, que as renovadas ferramentas informáticas não vão conseguindo dissipar.

(Como trabalhar remotamente é) a dúvida que aponta à era dos escritórios camaleónicos

Porquê? Porque as primeiras evidências apontam que quanto maior o peso do trabalho remoto maior o impacto negativo no envolvimento dos trabalhadores para com a organização que os emprega.

E esta é uma agulha que está a fazer vacilar decisões: sobre a configuração e as valências dos escritórios do futuro, que equaciona a adaptabilidade aos novos ritmos laborais, aos seus modelos híbridos e à forma como os profissionais preferem trabalhar. Sem esquecer, ainda por cima, como esses futuros novos espaços das empresas intersetam e se relacionam com as decisões sobre como trabalhar remotamente.

Estaremos a entrar na era dos escritórios camaleónicos? A ideia que vai ganhando preponderância é, de facto, a dos escritórios empresariais híbridos. No fundo, uma fusão entre o físico e o digital, uma “casa” para recalibrar missões e retemperar visões e valores. Para partilhar ideias inovadoras, criativas e restabelecer relações humanas, em comunhão.

O atual momento está, inclusivamente, a obrigar o setor imobiliário a redefinir estratégias, com base nas tendências detetáveis no “commercial real estate” (CRE) - a oferta imobiliária corporativa disponível ou a disponibilizar.

LEIA TAMBÉM: O que é teletrabalho? Já não é tendência…

Novas tendências na oferta de espaços de trabalho

Uma das tendências é precisamente o futuro híbrido. Segundo o «Top 10 Global CRE Trends» da JLL, empresa especializada em investimento imobiliário, a circunstância de se poder trabalhar a partir de qualquer lugar está a obrigar transformar os portfólios imobiliários, que têm de atender a novas questões na área da saúde e bem-estar dos colaboradores e a novos modelos de trabalho, entre outras.

Os novos escritórios empresariais serão, consequentemente, mais digitais (em primeiro lugar) – em prol de um ecossistema tecnológico dinâmico e interligado (com tudo acessível, em qualquer altura e lugar) -, e, ao mesmo, mais humanizados, orientados para facilitar o desempenho, a cooperação, a formação e o acompanhamento periódico.

Uma das tendências mais marcantes, sublinha o estudo atrás mencionado, é a Transformação Flex(ível) do espaço de trabalho. Dado que, sintomaticamente, parece que 33% dos diretores de CRE das empresas estima que o coworking vai crescer na era pós-pandémica, a par de inovações neste tipo de produto.

Uma delas ganhou um nome sugestivo e tem a popularidade a crescer, sobretudo nos últimos tempos, entre os profissionais liberais e todos aqueles que se questionam sobre como trabalhar remotamente: hot desking.

Trata-se, no fundo, de uma variante do coworking e é uma opção tida por ideal para os freelances que funcionam em vários projetos e que querem manter as tarefas em curso mesmo quando se deslocam para outras cidades.

O hot desking é uma modalidade de coworking mais adaptável, casual e itinerante, sem mesa de trabalho fixa, onde se pode apenas alugar o posto de trabalho por um dia, ou uma parte dele, nos dias da semana preferenciais.

Um artigo recente na revista Forbes colocou inclusive o hot desking como um dos caminhos (e investimentos) a seguir futuramente, para atender aos requisitos do trabalho remoto.

A japonesa Konica Minolta tem, aliás, poucas dúvidas, e tem acentuado ultimamente que haverá uma maior procura por espaços de coworking, de projeto e de convívio colaborativo. Redutos devidamente preparados para permitir o trabalho e a comunicação phygital (entre o físico e o digital).

Estaremos preparados para o trabalho híbrido e para trabalhar remotamente melhor?

Pouco a pouco, a cortina da próxima grande disrupção no mercado de trabalho está a abrir-se, e, adicionalmente, a permitir atenuar dúvidas sobre como trabalhar remotamente melhor.

Um estudo recente da Microsoft («The Next Great Disruption is Hybrid Work – Are you ready?»), realizado a mais de 30 mil pessoas, em 31 países, revelou que perto de 73% dos trabalhadores querem a continuação de opções de trabalho remoto flexíveis.

O relatório elencou quase duas mãos cheias de tendências de trabalho híbrido que as lideranças têm de levar em consideração, enquanto não entramos definitivamente no novo paradigma laboral.

A saber:

- O trabalho flexível não só está aí como veio mesmo para ficar;

- As chefias aparecerão afastadas dos trabalhadores;

- A produtividade elevada está a camuflar a exaustão da força de trabalho;

- Porque está em risco, urge revitalizar a designada de Geração Z;

- Redes de contacto cada vez mais reduzidas estão a criar dificuldades e a comprometer a inovação;

- O talento pode estar em qualquer lado num contexto de trabalho híbrido e flexível;

- Aquilo que é autêntico servirá de estímulo não só à produtividade como ao bem-estar.

E é por isso que, para fazer face ao que já se sente e ao que está para vir, a gigante tecnológica norte-americana está a recomendar cinco estratégias à medida, para dar sequência ao contexto de mudança em curso. E elas são:

- É necessário criar um plano para capacitar as pessoas, no sentido de as preparar para uma extrema versatilidade;

- É premente investir no espaço e nas tecnologias, com o objetivo de ligar os mundos físico e digital;

- Urge criar antídotos e lutar contra a exaustão digital, sendo que o exemplo tem de vir das cúpulas organizacionais;

- Há que emprestar prioridade à reconstrução do capital social e da cultura;

- Temos que repensar a experiência dos colaboradores, para competir pelos melhores e mais diversos talentos.

LEIA TAMBÉM: O que é coworking?

Encurtar distâncias, dialogar sempre e ser eficaz…

Estas tendências e estratégias são importantes não só para quem trabalha com vínculo laboral como para quem, enquanto trabalhador independente, procura saber como trabalhar remotamente melhor. Tratam-se, no fundo, de guias que possibilitam um alinhamento de métodos e metas entre entidades contratantes e contratadas.

Mas, para lá chegar, há que primeiro vencer desafios basilares. Um deles é tecnológico: de acordo com vários estudos, quase um terço dos profissionais em teletrabalho não disporá da tecnologia necessária para trabalhar remotamente e colaborar com os colegas, e outros tantos reconhecem incapacidades na colaboração eficaz com a equipa, sobretudo por falta de apoio da componente das tecnologias de informação da empresa – extremamente requisitados nos dias que correm.

E, como consequência, quantas vezes a desmotivação bate à porta… Daí ser importante criar hábitos e rotinas que permitam ter a equipa de trabalho à distância a remar para o mesmo lado e em cadência alinhada.

Um deles é a ligação permanente (que encurta distâncias) com todos os elementos, através da Internet, utilizando plataformas como o LinkedIn, Zoom, Twitter, Whatsapp ou Facebook, entre outras tantas ferramentas informáticas, inclusive aquelas que permitem definir metas e tarefas sistematicamente, seguindo uma organização específica e o acompanhamento da respetiva execução (onde Trello e Asana são meros exemplos).

Ao dar execução prática a esta última sugestão, além de estar a dar uma resposta eficaz sobre como trabalhar remotamente, estará e cumprir uma segunda rotina essencial: colaborar e partilhar em tempo real.

O diálogo recorrente com os colegas (para tirar dúvidas, providenciar sugestões, dirimir preocupações e anseios…) parece uma verdade de La Palice, mas são muitos os que se esquecem da eficácia necessária no ato. É, por isso, fundamental saber triar em que conferências virtuais participar, otimizar as intervenções e perceber quando são mais adequadas, por exemplo, reuniões individuais.

Depois, evitar distrações, eliminar a dispersão por vários assuntos, saber priorizar as tarefas mais urgentes, focar um objetivo/trabalho de cada vez – são alguns dos pequenos “segredos” que convém exercitar no dia-a-dia, em prol da produtividade.

É, aliás, por estas e por outras que muitos veem nos espaços de coworking locais ideais para ultrapassar os desafios do trabalho remoto – tanto na dimensão tecnológica como na humana - e, ao mesmo, tempo promover o networking.

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