O que é um escritório virtual?

Por: Pedro Ferreira - Agosto 24, 2021

O que é um escritório virtual?

O desenvolvimento tecnológico e a forma como este afecta o funcionamento do mundo não só está a crescer num ritmo acelerado como também está a mudar a maneira como a humanidade se adapta e explora esses avanços. Se há 20 anos um escritório apresentava um ambiente monótono, inflexível, sem computadores portáteis, sem Wi-Fi, sem o cloud e com um ritmo de trabalho mais lento, hoje, com a incorporação de valores e de tecnologia modernos no ambiente de trabalho observamos um crescimento sem precedentes na forma de se fazer negócios, promovendo ao mesmo tempo a criatividade e o bem-estar dos funcionários, mas também numa abordagem flexível de trabalho, facilitando, por exemplo, o trabalho remoto e consequentemente o surgimento do escritório virtual. E o que é um escritório virtual senão uma resposta premente às exigências dos dias que correm...

Com cada vez mais proprietários de empresas e líderes a voltarem-se para o mundo digital com vista ao aumento de lucros, poupanças nos custos e melhoria de processos, gerir o negócio remotamente tornou-se uma necessidade e norma. O escritório virtual tornou-se, portanto, a ferramenta de escolha simples e adequada, sobretudo, para quem queira melhorar o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional, permitindo trabalhar em qualquer lugar do mundo sem perder eficiência.

O que é um escritório virtual e por que importa?

Um escritório virtual é um pacote abrangente de soluções de negócios on-line que permite que se trabalhe com facilidade em qualquer lugar do mundo sem desperdiçar os benefícios de um escritório físico. De uma forma mais simplificada, um escritório virtual fornece uma plataforma digital a partir da qual pode realizar operações remotamente, mas também oferece à sua empresa um endereço comercial físico e presença num local desejado. Mas não é só de um endereço físico que se trata; escritórios virtuais oferecem uma gama de serviços para ajudar a sua empresa a funcionar com eficiência a partir de onde estiver.

O que está incluído num escritório virtual?

Um dos principais benefícios de um escritório virtual é a possibilidade de personalização dos serviços com base nas suas necessidades. Os pacotes de escritório virtual apresentam uma variedade de tamanhos e de recursos, pelo que, muita das vezes só irá pagar pelos serviços de que precisa. O elemento que melhor define o que é um escritório virtual é um endereço comercial profissional que dá à sua empresa um endereço físico sem os altos custos da renda. O mais básico dos pacotes conterá esse recurso mas, dependendo do provedor, um escritório virtual também pode fornecer caixa de correio electrónico, números de telefone, recepcionistas ou serviços de atendimento e acesso a espaços de reunião, apresentando-se assim como uma ferramenta ideal para quem trabalha remotamente.

Como funcionam esses recursos?

Endereço comercial virtual

Um dos maiores problemas que as empresas remotas enfrentam é a falta de um endereço comercial físico. Isso apresenta vários problemas para um negócio de sucesso, como a dificuldade nos requisitos de obtenção licença ou a recepção de correspondência e visitas num endereço profissional. Os escritórios virtuais apresentam a melhor opção, pois fornecem à sua empresa um endereço comercial real e físico no local de sua escolha. Você não só terá um endereço de correspondência real, mas também poderá use este endereço para registar a sua empresa, abrir uma conta bancária comercial e até mesmo beneficiar-se das vantagens de uma localização de prestígio que a sua empresa passa a dispor.

Acesso a reuniões e espaços de escritório

Todos os escritórios virtuais dão à sua empresa um endereço físico de prestígio para impressionar os seus clientes, no entanto, mesmo com essa vantagem eles precisam de outros serviços que os distinga e os caracterize para que não sejam apenas meros endereços imaginários. Um desses serviços é um local de escritório físico real que pode visitar a qualquer momento para tratar de negócios. Nesse espaço, pode agendar reuniões com clientes em potencial no local indicado e ter o logotipo da empresa orgulhosamente exibido no escritório, tudo sem o alto custo de possuir seu próprio espaço.

Serviços de caixa de correio virtual

Uma caixa de correio virtual é um serviço digital de correio que permite gerir o seu e-mail em seus próprios termos. Com este serviço, a sua empresa passa a ter um endereço físico onde as suas correspondências são recebidas e processadas. Em seguida, são digitalizadas e carregadas numa plataforma digital onde a sua caixa de correio virtual está hospedada. Isso significa que você terá acesso imediato a ele, não importa onde estiver. Há uma variedade de serviços e comodidades que vêm com os pacotes de caixa de correio virtual. A maioria desses serviços inclui o encaminhamento, processamento ou retenção de pacotes. Estes serviços são totalmente personalizáveis ​​e normalmente facturados conforme a necessidade..

Serviços Telefónicos

Uma das vantagens que definem o que é um escritório virtual, para além de uma morada comercial, é a possibilidade de obter um número de telefone local que possa servir de ponto central na comunicação com os seus clientes, evitando ao máximo receber chamadas directamente no seu telemóvel. Além dessa vantagem, este pacote oferece um recepcionista para lidar com todas as chamadas recebidas. Durante o horário comercial, um recepcionista profissional e amigável atenderá as chamadas direccionadas ao seu número com uma saudação personalizada. Depois de atender ao cliente, ele pode accionar a opção de transferir essa chamada diretamente para si ou fazer-lhe uma chamada de cortesia para informá-lo de quem está a ligar e qual o assunto ou motivo; podendo ofercer-lhe todos os dados e notas da chamada.

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Já sabe o que é um escritório virtual, mas há outras razões pelas quais poderá necessitar de ter o seu...

Manter-se à frente nos negócios significa permanecer sempre atento às tendências e ferramentas emergentes para ajudá-lo a ter sucesso. Um escritório virtual reduzirá os seus custos, gastando só no necessário, e tornar a sua vida profissional mais fácil, mais eficiente, mais flexível e mais divertida, permitindo ter mais tempo para se concentrar nos aspectos do seu negócio que realmente importam.

Quer seja um trabalhador independente, um proprietário de uma pequena empresa, um freelancer, um gestor de startups ou procure expandir o seu negócio, um escritório virtual é uma escolha acertada, uma vez que oferece os benefícios da flexibilidade e ao mesmo tempo confere credibilidade ao seu negócio.

Com um escritório virtual continua a dispor de um conjunto de benefícios que caracterizam os ambientes de trabalho modernos, tais como o trabalho remoto sendo uma forma fácil e eficiente de o fazer e permitindo cortar e controlar os custos enquanto mantém uma perfil de negócios profissional.

Outro benefício refere-se à expansão do seu negócio para um óptimo local. Um escritório virtual pode colocá-lo no centro das melhores cidades ou zonas exclusivas para fazer negócios, assim como no caminho dos melhores futuros clientes. Tendo um escritório virtual pode economizar muitos dos custos directos e indiretos com o aluguer e ao mesmo tempo apresentar uma imagem legítima aos seus clientes.

Cresça e expanda o seu negócio até se tornar uma marca global enquanto trabalha no conforto de um sofá em casa ou em numa cabana de praia em qualquer lugar do mundo. Um escritório virtual pode ajudá-lo a encaminhar a sua empresa para grandes dimensões sem grandes preocupações.

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