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Gestão do tempo: o que é, as ferramentas e técnicas

Um adágio universalmente conhecido e bastante vezes repetido afirma que “tempo é dinheiro.” Não é sem razão. Um dos segredos para o sucesso empresarial no actual ambiente de negócios passa pela rapidez e agilidade, seja na tomada de decisões, seja na resolução de problemas ou desafios (ou mesmo na sua antecipação) ou na prospeção de novas oportunidades. Não há dúvidas de que uma boa gestão do tempo é crucial para que a agilidade seja uma realidade na gestão e saber administrar o tempo de forma adequada demonstra de facto ser um dos elementos mais importantes para o sucesso nos nossos dias.

Medir, determinar ou mensurar o tempo gasto para cada acção realizada e ter as tarefas adequadamente organizadas é fundamental para cumprir os prazos previamente definidos e para consequentemente economizar recursos. Mas o que é exactamente a gestão do tempo? Para responder a essa questão é, antes de tudo, necessário ter a noção de que vários compromissos competem entre si no dia-a-dia, sejam eles relacionadas com o trabalho, educação, família, saúde ou outro tipo de compromissos que populam as agendas de qualquer pessoa. Dessa forma, há que dedicar atenção aos variados desafios relacionados com deslocações, falhas de comunicação, longas filas para o atendimento ou conflitos de agenda e saber agendar, priorizar, e trabalhar dentro de um quadro horário ou temporal pré-determinado, reagindo a circunstâncias imprevistas sem comprometer os prazos de entrega de trabalho faz parte do que se pode chamar de gestão de tempo. Em outras palavras, a gestão do tempo é um conjunto de actividades e técnicas utilizadas para optimizar a execução de tarefas, de modo a garantir a produtividade e manter ou aumentar a eficiência das acções a realizar.

Como uma boa gestão do tempo

A produtividade é um dos barómetros para medir como o tempo é gasto e se é bem gerido. As pessoas que conseguem cumprir com as tarefas de forma eficiente são reconhecidas no meio em que trabalham porque demonstram resultados dentro do quadro horário estipulado. A questão é: como é que elas conseguem? Existem técnicas de gestão do tempo, as quais passam por estratégias de planificação, organização e disciplina, ao mesmo tempo que existem ferramentas que garantem que essa gestão é bem executada. Saiba mais sobre essas técnicas abaixo.

Dicas para uma melhor gestão

Como vimos anteriormente, uma boa gestão do tempo passa por uma rotina de organização, planificação e uma boa aplicação da disciplina, havendo passos individualizados que devem ser tomados, cuja aplicação resulta numa melhoria significativa na realização eficiente de tarefas:

Descubra onde mais aplica o seu tempo

Uma dica muito útil é fazer o rastreio das acções que realmente gastam ou ocupam o seu tempo, de modo a verificar se está a aplicar o tempo que deve nas tarefas certas. É igualmente necessário ter a consciência plena dos hábitos que o impedem de aplicar-se a cem por cento nos objectivos a que se propõe atingir, como, por exemplo, acompanhar as redes sociais, fazer compras ou jogar na internet. Saber quanto tempo pode ser gasto em cada tarefa, ao ter noção do período que levará a realizar cada uma das actividades é uma base necessária para preparar uma semana ou mesmo um dia de trabalho. No meio digital em que operamos nos dias actuais, uma dica interessante para ajudá-lo a gerir o tempo é bloquear as distracções, nomeadamente os alertas ou notificações de aplicativos como e-mails pessoais, whatsapp, twitter, entre outros canais digitais de entretenimento ou que nada tenham a ver com o âmbito profissional. Uma opção pode ser o estabelecimento de um horário específico para verificar essas notificações, especialmente fora do horário de trabalho.

Faça uma programação diária das actividades

Este truque é necessário para aferir se está a dar conta das actividades que se propõe a cumprir durante o dia. Ao invés de contar com as oito horas totais que tem, pode ir subdividindo as horas consoante as tarefas e anotar cada vez que uma delas for terminada. Esta dica também pode ajudá-lo a agrupar as tarefas de acordo com as que mais tempo gastam ou as que gastam menos. O importante é criar cronogramas realistas, de modo a não gerar estimativas de entrega excessivamente optimistas.

Priorize as tarefas

Procure sempre agrupar as tarefas de acordo com a importância e a urgência, de modo a compreender quais delas devem ser executadas de imediato, quais podem ser agendadas para depois e quais podem ser excluídas ou delegadas a outras pessoas.

Comece pela tarefa mais difícil

Embora cada pessoa possa reagir de formas diferentes a cada solicitação ou tarefa a cumprir, iniciar pela acção mais difícil é por norma conveniente porque permite que o pico das energias e o foco sejam direcionados para essa tarefa, ajudando igualmente a compensar o tempo perdido caso surja alguma distração ou inconveniente ao longo da rotina de trabalho. Assim sendo, o recomendável é pegar logo na tarefa mais exigente ou a mais importante e só depois de acabar, passar para as menos complicadas ou menos urgentes.

Estabeleça prazos razoáveis

É importante garantir que o tempo alocado a cada actividade seja bem calculado, de modo a evitar que o trabalho se expanda em demasia apenas para preencher o tempo alocado ou que termine antes de poder terminar com a tarefa. Colocar janelas maiores ou menores pode ajudá-lo a ter um melhor controlo e gestão sobre o tempo alocado e caberá a si perceber qual o método que funciona melhor consigo.

Evite o multitasking

A maioria das pessoas acabam por executar muitas tarefas ao mesmo tempo, pensando que isso os ajudará a ter o trabalho mais fluido e a maximizar a produtividade. Entretanto, ao contrário do que se acredita, o multitasking pode prejudicar a sua saúde mental e adicionar estresse à sua vida diária, para além de prejudicar a própria produtividade.

Tenha os itens organizados

Manter a sua mesa de trabalho limpa, catalogar os arquivos do seu computador, criar um sistema que permita localizar itens de maneira rápida e fácil, calendarizar os eventos ou as tarefas pode ajudá-lo a cumprir a sua agenda de forma mais eficiente e a evitar que se preocupe desnecessariamente.

Principais ferramentas de gestão do tempo

A utilização de uma ferramenta para gestão de tempo pode ajudá-lo a identificar e eliminar tarefas e actividades que não são cruciais para o andamento dos seus projectos. Desde listas de tarefas e lembretes de calendário, a listas de compras e reuniões, graças aos aplicativos de gestão de tempo, pode facilmente acompanhar tudo e atingir as metas mais rapidamente e, acima de tudo, ter o controlo sobre o tempo. Actualmente, existem diversas ferramentas de gestão de tempo e projectos, assim como aplicativos para organizar as tarefas. Algumas das ferramentas de gestão de tempo mais utilizadas são: Trello, Runrun.it, Asana, Todoist, Pipefy, Wunderlist, Rescuetime, Be Focused, entre outras. A utilização dessas ferramentas permite ao usuário estimar o tempo médio das tarefas que são realizadas, assim como a partilha da sua agenda com outras pessoas ou com a equipa envolvida nessas actividades, permitindo monitorar o andamento dos projectos.

Em suma, ter as diversas técnicas e ferramentas de gestão de tempo muito bem dominadas permite uma evolução na carreira de qualquer profissional, assim como melhorar a sua qualidade de vida, permitindo aumentar o rendimento e a produtividade no seu trabalho. Ao garantir que as actividades estão previamente organizadas, e que existe uma melhor definição das acções prioritárias, ganha-se margem para que, caso alguma delas não dê certo ou não se cumpra no prazo previsto, seja possível ajustar a agenda e não falhar nenhum objectivo ou prazo definido.

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