Nos momentos em que vivemos, marcados por uma grande competitividade e um fluxo imparável de informação, é possível que não haja no mundo empresarial uma característica tão distintiva e valiosa para o sucesso quanto a flexibilidade. A possibilidade ou a capacidade de realizar tarefas e de resolver problemas de forma rápida, ágil, oportuna e acertada é uma habilidade bastante apreciada e que, claramente, conduz as empresas ao crescimento. Entretanto, por vezes, nem com todo o esforço humano ou colaborativo os líderes são capazes de acompanhar o ritmo dos desafios que o mercado hoje em dia impõe. A solução a que muitos líderes recorrem para continuarem relevantes no mercado e oferecerem produtos e serviços de qualidade é a automatização de tarefas, ao flexibilizar o seu processo produtivo.
Com a configuração do trabalho em permanente mudança, as empresas encontraram na automatização as ferramentas apropriadas para ajuda-las a remover alguns dos obstáculos mais comuns que inviabilizam a sua vantagem competitiva, ao mesmo tempo que se desfazem dos longos e complexos processos manuais de trabalho, melhorando assim a sua eficiência e a qualidade dos seus produtos ou serviços, optimizando igualmente os seus tempos de entrega.
Tendo em conta o que é descrito no parágrafo anterior, podemos assumir que a automatização é uma forma de optimização de processos produtivos por meio da tecnologia, sendo esta ferramenta um aliado imprescindível para as empresas.
Vantagens da automatização de tarefas para as empresas
São vários os segmentos empresariais ou os processos produtivos nos quais se pode aplicar ou adoptar a automatização. Processos tais como o recrutamento, a gestão de recursos humanos ou a administração de marketing, as vendas, entre outros, podem utilizar a automatização, resultando em melhorias claras em processos nos quais esforço humano pode ser substituído por aplicativos ou outras ferramentas tecnológicas. Os resultados dessa mudança podem ser analisados a seguir:
Economia de Tempo e de Trabalho
De um ponto de vista geral, a automatização de trarefas traz o aumento de produtividade e de eficiência. Muitos dos processos manuais executados pelos trabalhadores são reduzidos ou até mesmo eliminados ao incrementar o uso de máquinas. Isto acelera os processos e reduz os tempos de trabalho em grande medida, ao mesmo tempo em que reduz a quantidade de trabalho manual envolvido. Como resultado, as empresas geralmente podem reduzir os seus custos de mão de obra, uma vez que reduzem o número de funcionários.
Redução de Erros de Processamento
Uma vez que as tarefas executadas com a automatização requerem pouca ou nenhuma intervenção humana, os erros resultantes da intervenção manual diminuem drasticamente. Igualmente reduz a taxa de erros em processos e etapas de trabalho, tais como a entrada incorrecta de dados, troca de dados ou fórmulas, repetições, descuidos ou mal-entendidos entre os envolvidos numa dada tarefa, dado que estes são erros tipicamente humanos e não susceptíveis de ocorrer quando o trabalho é realizado por máquinas
Aumento da Satisfação e Reputação
Alguns benefícios da automatização de tarefas ou processos produtivos podem não implicar diretamente ganhos económicos, mas sim reputacionais. Uma empresa com uma boa ferramenta de atendimento ao cliente pode garantir qualidade de informação aos clientes e beneficiar desse posicionamento, crescendo em reputação e confiabilidade. Outro exemplo pode estar ligado a ferramentas que optimizam os processos internos de trabalho, permitindo um espaço ideal de trabalho e atraindo o recrutamento e retenção de mão de obra qualificada.
Segurança e Protecção de Dados
A utilização e o armazenamento de dados, sejam pessoais ou de empresas e organizações, constitui uma grande preocupação de muitos clientes hoje em dia. Ao utilizar processos automatizados, as empresas podem garantir que o acesso a esses dados por terceiros ou pessoas mal intencionadas seja reduzido. Isso significa, por exemplo, que as empresas devem tornar irreconhecíveis os dados e informações digitais dos clientes e protegê-los com criptografia. Por outro lado, o uso da automatização pode significar maior eficiência e rapidez para aceder aos dados armazenados, economizando tempo e recursos.
Aumento da Agilidade/ Flexibilidade
A agilidade, como visto previamente, tornou-se cada vez mais importante, especialmente tendo em conta os mercados mais dinâmicos e em constante mudança, muito marcados por uma digitalização contínua. A automatização é, por isso, um tema importante para empresas que desejam trazer mais agilidade para os seus processos de trabalho. Com as empresas a apostar em ferramentas que lhes permitam tomar decisões ou reagir a problemas de forma rápida e eficiente, cresce a possibilidade de correcção de erros, a melhoria da qualidade da oferta de serviços e produtos, bem como uma maior satisfação dos clientes.
Em resumo, a automatização das tarefas resulta num aumento da produtividade, e numa maior confiabilidade, disponibilidade e desempenho das empresas. Ao mesmo tempo, pode significar a redução de custos operacionais, bem como oferecer um bom retorno sobre o investimento, para além do facto de resultar no crescimento reputacional das empresas ou marcas. Esses benefícios dos sistemas automatizados podem também, em última instância, ser um poderoso catalizador para melhor os serviços prestados aos consumidores finais.
As empresas que implementam a automatização de tarefas, geralmente, colhem os frutos dos seus esforços, com resultados financeiros melhorados. Contudo, tal como apontado anteriormente, a economia de custos não deve constituir o principal motivo para automatizar as tarefas produtivas. A satisfação do cliente tem que ser colocada em primeiro lugar, para que no longo prazo a empresa cresça e seja tomada como referência na prestação de serviços pelos consumidores. A economia de tempo, dinheiro e o aumento de lucro, com toda a certeza, virão como consequência desta abordagem.